5 основных методов управления временем

1. Будьте целеустремленными: составьте список дел

Составление списка дел может показаться банальной техникой, но это один из самых эффективных способов повысить продуктивность. Хороший список дел должен включать разнообразные задачи: от быстрых, срочных дел, которые можно выполнить за 10 минут, до крупных и более длительных задач, находящихся в процессе выполнения.

Наличие чёткого списка помогает сосредоточиться на текущих задачах и не отвлекаться на второстепенные. Он служит напоминанием о том, что нужно сделать, и помогает организовать рабочий процесс. Ведение списка дел также даёт возможность пережить одно из самых приятных ощущений — видеть, как шаг за шагом вы приближаетесь к своим целям.

Существует множество приложений, которые помогут вам эффективно использовать список дел. Todoist — одно из самых популярных, благодаря своей гибкости (его можно адаптировать к большинству рабочих процессов) и простоте. Пользователи Apple, возможно, также захотят попробовать Things — приложение с минималистичным дизайном, которое, несмотря на свою простоту, предлагает множество функций для организации задач

2. Расставляйте приоритеты: ранжируйте свои задачи

Если составление списка дел — это первый шаг к эффективному управлению временем, то следующим важным шагом является определение приоритетов для ваших задач. Это позволит вам организовать день, начиная с самых важных дел и обеспечив выполнение ключевых задач в первую очередь.

При расставлении приоритетов важно фокусироваться на том, что для вас действительно важно. Определите задачи, которые принесут наибольшую ценность, окажут положительное влияние на вашу работу и команду.

Полезность расстановки приоритетов невозможно переоценить — без неё мы часто сосредотачиваемся на срочных, но менее значимых задачах, просто потому что они требуют немедленного внимания. Правильная расстановка приоритетов станет вашей лучшей защитой от соблазна заняться несущественными, хотя и срочными задачами.

Такие приложения, как MyLifeOrganized, представляют собой списки дел, которые учитывают такие вещи, как крайние сроки и ваши собственные приоритеты, чтобы помочь вам рассчитать, что должно быть первым в вашем списке. nTask - это еще одно полезное приложение, которое позволяет вам организовывать, расставлять приоритеты и отслеживать задачи по ходу выполнения.

3. Будьте сосредоточены: управляйте отвлекающими факторами

Несмотря на наши лучшие намерения, мы все отвлекаемся. От уведомлений в социальных сетях до разговорчивых коллег – и очень человеческой проблемы прокрастинации – на самом деле сесть и довести дело до конца почти всегда сложнее, чем должно быть. Учитывая, что переориентация после перерыва занимает около 23 минут, производственные затраты на наши ежедневные отвлечения быстро увеличиваются. Таким образом, вам нужно эффективно управлять своими отвлекающими факторами, чтобы защитить свой поток и сосредоточиться.

В то время как некоторые отвлекающие факторы легко распознать, многие люди не осознают многочисленных нагрузок, которые разрушают их дни. После того, как вы определили источник, вы можете установить элементы управления, чтобы самостоятельно решать, когда разрешать получать уведомления. Распространенными причинами, такими как электронная почта, собрания и Slack, можно эффективно управлять с помощью четкой системы коммуникации.

Для выявления и количественной оценки ваших индивидуальных отвлекающих факторов лучше всего подойдет приложение для отслеживания активности, такое как Timely – оно может автоматически записывать время, которое вы проводите за каждым рабочим инструментом и веб-сайтом. Если вам просто нужно больше дисциплины, когда ваша концентрация ослабевает, такие приложения, как StayFocusd и Mindful Browsing, могут ограничить доступ к сайтам, которые отнимают много времени.

4. Будьте структурированными: распределяйте работу по времени

Структурированный график — это ключ к успешному выполнению задач. Он помогает организовать рабочий процесс, создавая пространство для концентрации и здоровое давление для своевременного завершения дел. Один из самых эффективных методов — это блокировка времени, которая помогает избежать того, чтобы одна задача занимала весь день, и исключает работу в режиме многозадачности.

Многие из нас пытаются делать несколько дел одновременно, думая, что это повысит продуктивность, но на самом деле результат зачастую оказывается противоположным. Мы наиболее эффективны, когда сосредотачиваемся на одной задаче за раз. Блокировка времени — это стратегический подход к управлению вниманием. Выделяйте короткие временные интервалы для выполнения административных задач, таких как обработка электронной почты, планирование или ответ на звонки, и более длительные отрезки для глубокой аналитической или творческой работы.

 

Для этого достаточно воспользоваться простым календарным инструментом, например Week Plan, чтобы заранее распределить время на неделю. В качестве альтернативы можно использовать приложение-календарь, которое также отслеживает, что в итоге получается, чтобы оптимизировать будущий график.

Руководство по управлению временем

5. Будьте внимательны к себе: отслеживайте свое время

В конечном счете, невозможно улучшить использование своего времени, не понимая, как именно оно используется. Отслеживание своего времени здесь играет первостепенную роль - оно дает понимание и самоанализ для проведения эффективных изменений, выявляя скрытые потери времени, подчеркивая неэффективные процессы и определяя модели продуктивной работы.

К счастью, больше не нужно тратить время на то, чтобы его понять. Приложения для автоматического отслеживания времени теперь выполняют эту тяжелую работу за вас, записывая, как вы проводите время, в личную временную шкалу. Не нужно останавливать и запускать таймеры, не нужно ничего записывать - каждая деталь фиксируется в фоновом режиме, пока вы занимаетесь своими делами.

Эта информация была взята из следующего веб-источника:

 https://memory.ai/timely-blog/time-management-techniques

 

Как студентка изменила свои учебные привычки, поставив цели и управляя временем | Яна Савицкая

"Вы никогда не узнаете, сколько времени у вас на самом деле есть, пока не начнете им распоряжаться." Насколько вы эффективны и продуктивны в использовании своего времени? Яна Савицкая, ученица второго курса средней школы Лейк Форест, делится опытом, как метод Pomodoro изменил её подход к учебе и помог ей достигать поставленных целей.

Яна изучает сложные академические дисциплины на уровне AP и honors, и её учебная нагрузка всегда напряжена. Но за пределами учебы она увлекается рассказом историй и стремится помогать другим — будь то через камеру в New Media, или участвуя в социальном активизме и волонтерской деятельности.

Однако, несмотря на её насыщенный график, Яна научилась эффективно управлять своим временем, чтобы справляться с учёбой и даже добиваться отличных результатов. Метод Pomodoro стал для неё ключом к максимальной продуктивности. Этот метод, кстати, стал темой её выступления на TED.

https://www.youtube.com/watch?v=z7e7gtU3PHY